5W2H: uma ferramenta administrativa
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Um dos grandes ganhos com o avanço dos estudos em administração é o fato dela oferecer ferramentas para as mais diversas ações necessárias em uma organização: financeiro, qualidade, pessoas, comunicação e tantas outras. O que é uma ferramenta administrativa? O próprio nome já dá pistas de sua definição. Ferramentas são instrumentos que utilizamos para executar determinada tarefa. Não é difícil imaginar qual é o instrumento de trabalho de um marceneiro, um cozinheiro ou um pedreiro. Ao juntarmos com o termo administrativo, temos um conceito fácil de entender. Ferramenta administrativa é todo instrumento pré-formatado para ser usado nas ações necessárias no dia-a-dia de uma organização. Elas não são concretas como um serrote, uma frigideira ou um fio-de-prumo. São essencialmente técnicas, melhor dizendo, um modo de fazer determinada ação. O objetivo de uma ferramenta administrativa é simples: que o trabalho seja realizado mais facilmente e com mais agilidade. Para cada necessidade, uma ferramenta Pensando nas ferramentas como um “modo de fazer” fica fácil compreender que para cada ação há uma mais adequada. Assim, se é necessário identificar e analisar problemas lançamos mão, por exemplo, de brainstorming, GUT e Diagrama de Pareto. Se queremos planejar e comunicar as ferramentas são outras: Diagrama de Ishikawa, Espinha de Peixe, PERT e por aí vai. Não se assuste com os nomes importados ou esquisitos. O objetivo de cada um destes “modo de fazer” é que o trabalho seja realizado mais facilmente e com mais agilidade. 5W2H – quando devo usar? Você tem uma mensagem importante e estratégica para comunicar a sua equipe? Um líder ministerial tem uma idéia a respeito de um evento evangelístico sobre o qual quer lhe falar? Você precisa planejar determinada atividade e comunicar a equipe pastoral sobre seus planos? Um dos pastores auxiliares quer fazer uma reunião da equipe para falar sobre o que pretende fazer na escola dominical? Não tenha dúvidas. Utilize o método 5W2H! A comunicação na igreja não deve ter falhas. Erros causados por alguém que passou uma mensagem errada devem ser minimizados! 5W2H – o que é? Este método é como um checklist que vai garantir que todos os envolvidos em determinada ação compreendam seus aspectos mais relevantes. É uma técnica comum de planejamento de atividades e seu significado deriva das iniciais dos seguintes termos em inglês: What – O que será feito (ações, etapas) 5W2H – um exemplo Vamos pegar carona em uma das situações já mencionadas: Um líder ministerial tem uma idéia a respeito de um evento evangelístico sobre o qual quer lhe falar. Este líder, ao invés de gastar muito tempo explicando e detalhando sua idéia lhe apresenta os principais aspectos formatados segundo o método 5W2H. Vocês conversariam já com algo pré-formatado que poderia se parecer com o exemplo abaixo: O que será feito: Almoço para celebrar o Dia dos Pais com mensagem evangelística pregada pelo Pastor Alberto de Silva e Souza. O que achou? Fácil? Então, é para isso que existem ferramentas administrativas. Para que o trabalho seja realizado mais facilmente e com mais agilidade. Imagine o quanto de tempo você ganhou ao começar a sua conversa com base nestes dados pré-formatados. Comece já Não há porque não começar a usar um método tão simples como este imediatamente. Para isso é necessário começar com você. Dê o exemplo. Ainda nesta semana aplique este recurso em um plano ministerial. Se não há nenhum plano em andamento no momento, exercite a ferramenta planejando suas próximas férias! Que tal? Inspirador não?! Autor: Adriana Pasello
Fonte: www.institutojetro.com
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