5W2H: uma ferramenta administrativa

Um dos grandes ganhos com o avanço dos estudos em administração é o fato dela oferecer ferramentas para as mais diversas ações necessárias em uma organização: financeiro, qualidade, pessoas, comunicação e tantas outras.

O que é uma ferramenta administrativa?

O próprio nome já dá pistas de sua definição. Ferramentas são instrumentos que utilizamos para executar determinada tarefa. Não é difícil imaginar qual é o instrumento de trabalho de um marceneiro, um cozinheiro ou um pedreiro. Ao juntarmos com o termo administrativo, temos um conceito fácil de entender. Ferramenta administrativa é todo instrumento pré-formatado para ser usado nas ações necessárias no dia-a-dia de uma organização.

Elas não são concretas como um serrote, uma frigideira ou um fio-de-prumo. São essencialmente técnicas, melhor dizendo, um modo de fazer determinada ação. O objetivo de uma ferramenta administrativa é simples: que o trabalho seja realizado mais facilmente e com mais agilidade.

Para cada necessidade, uma ferramenta

Pensando nas ferramentas como um “modo de fazer” fica fácil compreender que para cada ação há uma mais adequada. Assim, se é necessário identificar e analisar problemas lançamos mão, por exemplo, de brainstorming, GUT e Diagrama de Pareto. Se queremos planejar e comunicar as ferramentas são outras: Diagrama de Ishikawa, Espinha de Peixe, PERT e por aí vai.

Não se assuste com os nomes importados ou esquisitos. O objetivo de cada um destes “modo de fazer” é que o trabalho seja realizado mais facilmente e com mais agilidade.

5W2H – quando devo usar?

Você tem uma mensagem importante e estratégica para comunicar a sua equipe? Um líder ministerial tem uma idéia a respeito de um evento evangelístico sobre o qual quer lhe falar? Você precisa planejar determinada atividade e comunicar a equipe pastoral sobre seus planos? Um dos pastores auxiliares quer fazer uma reunião da equipe para falar sobre o que pretende fazer na escola dominical?

Não tenha dúvidas. Utilize o método 5W2H! A comunicação na igreja não deve ter falhas. Erros causados por alguém que passou uma mensagem errada devem ser minimizados!

5W2H – o que é?

Este método é como um checklist que vai garantir que todos os envolvidos em determinada ação compreendam seus aspectos mais relevantes. É uma técnica comum de planejamento de atividades e seu significado deriva das iniciais dos seguintes termos em inglês:

What – O que será feito (ações, etapas)
Why – Por que será feito (justificativa)
Where – Onde será feito (local)
When – Quando será feito (datas)
Who – Por quem será feito (responsáveis)
How – Como será feito (método)
How much – Quanto custará fazer (valores)

5W2H – um exemplo

Vamos pegar carona em uma das situações já mencionadas: Um líder ministerial tem uma idéia a respeito de um evento evangelístico sobre o qual quer lhe falar. Este líder, ao invés de gastar muito tempo explicando e detalhando sua idéia lhe apresenta os principais aspectos formatados segundo o método 5W2H. Vocês conversariam já com algo pré-formatado que poderia se parecer com o exemplo abaixo:

O que será feito: Almoço para celebrar o Dia dos Pais com mensagem evangelística pregada pelo Pastor Alberto de Silva e Souza.
Por que será feito: Para alcançar os familiares dos membros da igreja
Onde será feito: No salão de convivência da igreja
Quando será feito: No domingo anterior ao Dia dos Pais
Por quem será feito: Liderança do Ministério da Família e líderes dos grupos familiares
Como será feito: Quem convida compra o convite do convidado. Convites deverão ser adquiridos com antecedência de 1 semana na cantina do salão de convivência
Quanto custará fazer: A cantina apresentou um orçamento de R$ 10,00 por pessoa, já inclusa a decoração. O custo dos convites ainda pendente de ser verificado.

O que achou? Fácil? Então, é para isso que existem ferramentas administrativas. Para que o trabalho seja realizado mais facilmente e com mais agilidade. Imagine o quanto de tempo você ganhou ao começar a sua conversa com base nestes dados pré-formatados.

Comece já

Não há porque não começar a usar um método tão simples como este imediatamente. Para isso é necessário começar com você. Dê o exemplo. Ainda nesta semana aplique este recurso em um plano ministerial. Se não há nenhum plano em andamento no momento, exercite a ferramenta planejando suas próximas férias! Que tal? Inspirador não?!

Autor: Adriana Pasello

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